Tiedonhallinta on yksi modernin työn kulmakivistä

Toimivalla tiedonhallinnalla on keskeinen rooli organisaation menestyksessä. Datamäärien kasvaessa sen merkitys vain kasvaa – pitkälti lisääntyvän tietojohtamisen, tekoälyn sekä joustavien etä- ja hybridityöskentelymallien ansiosta.

Tiedonhallinta auttaa organisaatioita hallitsemaan, tallentamaan ja jakamaan tietoa tehokkaasti ja turvallisesti. Digitaalisten dokumentinhallintajärjestelmien (DMS) ja toimivan dokumentinhallinnan avulla dokumentteja voi luoda, tallentaa, hakea ja jakaa tehokkaasti ja näin varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla, helposti saatavilla ja suojattuja. Tämä parantaa organisaationne kykyä vastata nopeasti liiketoiminnan tarpeisiin sekä vähentää tiedonhallintaan liittyviä riskejä ja päällekkäistä työtä.

Nykyaikaisen tiedonhallinnan tärkeimmät ominaisuudet

Tärkeimmät ominaisuudet modernissa tiedonhallinnassa ovat:

  • Pilvipohjaiset ratkaisut: Ne tarjoavat joustavuutta, skaalautuvuutta ja pääsyn dokumentteihin mistä tahansa.
  • Tietoturva: Nykyiset järjestelmät panostavat vahvasti tietoturvaan, kuten salaukseen ja monivaiheiseen tunnistautumiseen (MFA).
  • Reaaliaikainen yhteistyö: Tiimit voivat työskennellä samojen dokumenttien parissa reaaliajassa, mikä parantaa yhteistyötä ja sen joustavuutta ja tehokkuutta.

Vaivatonta ja turvallista tiedonjakamista dokumentin­hallinnalla

Dokumentinhallinta mahdollistaa dokumenttien koko elinkaaren ja käyttöoikeuksien hallinnan sekä luottamuksellisten tietojen suojauksen. Kun dokumentinhallinnan pelisäännöt ovat kunnossa, on tarvittava tieto helposti löydettävissä, käytettävissä ja jaettavissa.
Toimiva dokumentinhallinta tukee myös organisaation vaatimustenmukaisuutta ja tietoturvaa. Sillä varmistetaan, että ne noudattavat niin lakisääteisiä kuin sisäisiä vaatimuksia sekä suojaavat arkaluonteisia tietoja tehokkaasti.

Tekoälyllä tarkkuutta ja nopeutta tiedonhallinnan prosesseihin

Tekoälyn avulla parannetaan entisestään prosessien tehokkuutta, tarkkuutta ja nopeutta automatisoimalla monia tiedonhallinnan tehtäviä, jotka aiemmin olivat manuaalisia.

Tekoäly voi automaattisesti luokitella ja indeksoida dokumentteja nopeuttaen hakuprosesseja ja vähentäen virheiden määrää. Koska tekoäly ymmärtää myös kontekstin, se voi tarjota tarkempia hakutuloksia parantaen työn tehokkuutta ja vähentäen turhautumista.

Microsoft 365 tiedonhallinnan ratkaisijana

Microsoft 365

Microsoft 365:n työkalut ja integraatiot muihin Microsoftin järjestelmiin sekä 3. osapuolen ratkaisuihin mahdollistavat saumattoman työnkulun ja parantavat tuottavuutta, mikä on erityisen tärkeää nykypäivän etä- ja hybridityöskentelymalleissa.

SharePoint

SharePoint tarjoaa intranetin lisäksi keskitetyn alustan dokumenttien tallennukseen, jakamiseen ja hallintaan. SharePointin avulla tiimit voivat työskennellä yhdessä ja hallita dokumentteja tehokkaasti.

Teams

Luontaisesti SharePointiin kytkettynä Teams tukee reaaliaikaista yhteistyötä ja viestintää, ja tekee dokumenttien jakamisesta ja käsittelystä helppoa projektien ja tiimien kesken.

OneDrive

OneDrive mahdollistaa henkilökohtaisten dokumenttien tallennuksen pilveen ja pääsyn niihin mistä tahansa, mikä lisää joustavuutta ja helpottaa tiedonhallintaa.

Power Automate

Power Automatella automatisoidaan toistuvia tehtäviä ja työnkulkuja, mikä tehostaa dokumentinhallintaprosesseja. Kun manuaalinen työ vähentyy, prosessien tarkkuus paranee ja aikaa vapautuu tärkeimpiin tehtäviin.

Copilot

Microsoft 365:n laajat tekoälyominaisuudet hyödyntävät tekoälyä esimerkiksi dokumenttien luokittelussa ja haussa, mikä parantaa tehokkuutta ja tarkkuutta.

Tiedon- ja dokumentinhallinta kuntoon

Me Meltlakellä tarjoamme niin julkisen kuin yksityisen puolen asiakkaillemme tehokkaita ja älykkäitä tiedonhallintaratkaisuja Microsoftin teknologioilla ja yhdistämme ne toimiviksi todettuihin toimintamalleihin.

Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää

Oletko kiinnostunut kuulemaan lisää?

Ota meihin rohkeasti yhteyttä!